Contexto y planificación
CONTEXTO.
Un proyecto no puede entenderse como algo aislado y autosuficiente, sino que hay que entenderlo como un conjunto de elementos interrelacionados e inmersos en un contexto determinado. Los proyectos siguen un proceso determinado que se inicia con unas determinadas necesidades a las que hay que responder, se define qué es lo que hay que hacer, se analiza cómo hacerlo, se ejecutan las acciones oportunas, se realiza un seguimiento y control de las mismas y se finaliza con la satisfacción de esas necesidades. Cuando una entidad gestiona su actuación a través de proyectos busca obtener el conocimiento preciso de la realidad, el conocimiento de los objetivos a conseguir, el control de los cambios en los objetivos, el conocimiento del camino y del coste y el plazo de ejecución.
PLANIFICACION.
Un proyecto puede surgir aisladamente, como resultado de la exploración de una simple idea sobre la oportunidad de intervenir en una actuación determinada. Pero lo más habitual es que se presente como instrumento de algo más amplio y complejo. En ese caso hay que considerarlo como el eslabón final de una cadena de decisiones, dónde los planes y los programas son sus antecedentes. Ambos preceden a los proyectos en el orden jerárquico, aunque no necesariamente en el orden cronológico.
Un proyecto situado en esta cadena de acciones siempre va a depender de un programa y un plan, pero su formulación puede no ser posterior a estos. La representación gráfica de la relación entre las distintas acciones presenta, una forma piramidal, que en sentido descendente va de lo más abstracto a lo más concreto, y en general, cuando se presenta en orden cronológico, de lo anterior a lo posterior en el tiempo.
Este orden de las decisiones obedece a la necesidad de una planificación general de la acción social que tiene un colectivo determinado. Una planificación adecuada permite una mejor orientación de todas las instancias implicadas y un mayor aprovechamiento de los recursos disponibles, para así, optimizar los beneficios derivados de las distintas acciones emprendidas.
Un programa es un grupo de actividades funcionales o multifuncionales, abiertamente definidas, planificadas con una duración continuada -no limitada en el tiempo-, que generalmente se descompone en varios proyectos.
Seguidamente en esta pirámide tendríamos al proyecto como conjunto de actividades estrechamente definidas, planificado para una duración finita, con una meta específica a alcanzar y generalmente descompuesto en varias tareas.
Finalmente tenemos que la tarea es una actividad muy concretamente definida y planificada para una duración finita.
Tenemos tres niveles distintos de acciones.
En el nivel superior se sitúa el plan. Un plan es el resultado del proceso de preparación de las decisiones y de los instrumentos necesarios para llevarlas a cabo. Es una decisión de carácter político a la vez que una técnica de ejercicio del control. En él se recogen los principios generales, los fines y objetivos últimos, así como los medios para alcanzarlos, y los límites, tanto temporales como espaciales y materiales a que deben atenerse el resto de las acciones bajo su influencia.
Fijadas las grandes líneas de actuación para el plan, nos encontramos con un segundo nivel, de mayor concreción: los programas. De un plan se pueden derivar un número variable de programas, dependiendo de su amplitud, de sus necesidades y capacidades. Un programa es el instrumento destinado a facilitar el logro de metas y objetivos definidos por un Plan, y fija objetivos específicos que serán alcanzados mediante la ejecución de un conjunto de acciones integradas, denominadas proyectos.
Un programa es algo más que un paquete de proyectos, porque supone vinculaciones entre los proyectos que lo componen. Esas vinculaciones pueden consistir en relaciones inmediatas de "insumo-producto" entre los proyectos o de complementación menos directa, que hace, sin embargo, que la realización de un proyecto sea requisito de la viabilidad de otro, Esto destaca la necesidad, no sólo de plantear un enfoque conjunto del programa sino también de que se consideren en la programación las restricciones de tiempo y otros factores que resultan de estos.
De ahí que el programa tenga entre sus elementos básicos el planteamiento de una cronología de su realización. Así el programa se constituye en el antecedente inmediato para preparar y evaluar un proyecto coherente con el proceso global. En este contexto cada proyecto no se juzgará aisladamente, sino por el aporte y complementación que signifique para todo el programa.
Insertados en un programa, los proyectos adquieren connotaciones propias que se reflejan en la solución de los problemas de su formulación. Por ello los proyectos deberán contener todos los estudios necesarios para ser juzgados, evaluados y aprobados, ya que los programas y los proyectos se examinarán en distintos niveles de decisión.
La falta de planificación, por contra, puede hacer inútiles los esfuerzos realizados, que se solapen o dupliquen los presupuestos destinados a un mismo problema, que se desaprovechen o despilfarren recursos humanos y materiales y en definitiva que nos quedemos en los buenos propósitos, sin resultados prácticos. Existen dos niveles en la Planificación:
A) Una planificación estratégica a largo plazo, que sirve como marco teórico para las acciones a realizar.
B) Una planificación operativa a medio y corto plazo que delimita las acciones más concretas que vamos a desarrollar. La Planificación operativa, que es la que nos atañe, permite concretar las acciones a realizar en: Planes, Programas y Proyectos.
- Secuencia para planificar. Identificar todas las tareas a realizar en el proyecto
• Establecer las relaciones entre ellas y el orden de prelación: cuales deben realizarse antes y a cuáles después.
• Definir los hitos del proyecto
• Descubrir cada tarea
• Asignar recursos • Preparar un presupuesto de costes • Ajustar la planificación y obtener un diagrama de actividades y un diagrama de recursos.
- Estructura de descomposición del trabajo. Se debe subdividir o fraccionar las distintas actividades hasta el nivel deseado de control.
• Los elementos situados en el nivel más bajo de la EDT constituyen la unidad más pequeña en que se divide el proyecto, y son la referencia para controlarlo y gestionarlo.
• Estos elementos deben tener: identificación unívoca, ser medibles y manejables, un único responsable, incluir entradas y salidas claramente identificadas, producir a su finalización un resultado.
- Criterios para descomponer el trabajo en tareas.
• Es recomendable conseguir una definición clara y precisa de la tarea de cada etapa, que permita la especialización de las personas, que permita el reparto de responsabilidades, que facilite la gestión.
• Si las tareas están lo suficientemente aisladas y diferenciadas, conseguiremos que la calidad del trabajo en una etapa no afecte a la de otra, de manera que no se mezclen responsabilidades, y que las técnicas seguidas en una etapa no comprometa a las que quieran seguir en otras.
Fdo. Antonio J. Arias
Community Manager
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