Elaboración del proyecto II

El formato de los presupuestos puede variar, según la convocatoria, pero todos mantienen una línea común aunque cambien de aspecto o de terminología, lo importante es tener un modelo propio y adaptarlo a las mismas. Los presupuestos tienen que ser manejables, los periodos de tiempo tienen que ser evaluables, para saber si se están cumpliendo las previsiones, para analizar los resultados y tomar medidas si es necesario. Hay que revisar la ejecución del presupuesto al menos una vez al mes. Hay distintos tipos de presupuestos: ventas, producción, inventario, flujo de caja, perdidas y beneficios, control de créditos, etc. El tipo de presupuestos que nosotros manejamos se acerca mas al presupuesto de compras y de gasto de capital. Otra calificación de los presupuestos sería: a) Presupuestos de seguimiento: que son una mera actualización de un presupuesto anterior con idénticas categorías. Tiene la desventaja de que se pueden incluir partidas innecesarias o desfasadas, creando confusión. b) Presupuesto cero: No se basan en cifras de años anteriores, son de nuevo cuño y por tanto más precisos. Como metodología de trabajo es conveniente hacer un primer borrador con todos los costes posibles, y si sale una cifra muy elevada se puede

empezar a recortar en temas no prioritarios en los que la reducción no suponga una pérdida de eficacia. En la realización del presupuesto hay que tener en cuenta los estándares de precisión: redondeo al alza o a la baja, si la cifra final es de un valor mayor de 50 subir hasta la centena, y si es menor de 50 bajar a la centena anterior. En el presupuesto hay que incluir llamadas para aclarar aspectos del mismo o para entrar en mayores detalles, en hojas aparte. Atención a los gastos ocultos, el coste presupuestado o visible puede finalmente no coincidir con el real, por ejemplo, las bajas laborales suponen un coste añadido al proyecto. Si el presupuesto no es claro, no parece fundado o se subestima la importancia de ciertos aspectos lo más fácil es que acabemos con menos recursos de los esperados.

Cuando el plazo de las convocatorias aprieta y nos hemos quedado sin tiempo, podremos presentar el presupuesto del año anterior, incrementado en el IPC+3 puntos, para salir del paso, pero con la seguridad de que habrá que realizar modificaciones a lo largo de la ejecución del mismo. 

Búsqueda / Captación. Una vez que tenemos identificadas nuestras necesidades de fondos tenemos que conseguir el total de financiación para nuestro proyecto, y conseguirla en las mejores condiciones, con el mayor porcentaje posible de fondos propios para lo cual habrá que optimizar los disponibles y liberarlos de otros proyectos o actividades, y habrá que contar con las más diversas fuentes para evitar la quiebra del proyecto si nos falla algún financiador. Si es un proyecto plurianual o permanente hay que hacer una planificación a largo plazo y prever las necesidades de fondos para el mismo evitando quedarnos sin fondos para hacer frente al mismo. En la búsqueda de recursos económicos podemos diferenciar distintas fuentes donde conseguirlos: A) Fondos de particulares: • Donaciones: finalistas y no finalistas. • Cuotas de los socios. • Capital social o patrimonio fundacional. • Venta de elementos de merchandaising o de servicios como pueden ser los cursos, publicidad en el boletín, etc, • Campañas de captación de fondos, sorteos, actos, fiestas jornadas etc.

B) Fondos de las Administraciones públicas: Cada administración tiene su propias orientaciones y preferencias sobre los proyectos a financiar, con unos departamentos gestionados por personas que pueden tener mayor o menor afinidad con nuestros criterios, por lo que es necesario un análisis previo del organismo y de su sensibilidad a nuestras propuestas.

• Subvenciones: Totales o parciales (Entre 50 y 80%), mediante convocatorias públicas, y pueden ser subvenciones de capital, que financian inversiones y bienes de equipo muy necesarias cuando se está iniciando una actividad; o subvenciones de explotación: que financian actividades concretas; son las más habituales. • Contratos y Convenios con la administración: compromiso de la administración que garantiza una serie de recursos para cubrir una actividad concreta o servicio determinado. La duración habitual es de un año.

C) Fondos de empresas: 

• Prestamos de entidades financieras: una vez que se tiene la notificación de aprobación del programa se puede solicitar el adelanto de la subvención a la entidad financiera. Este sistema no es muy recomendable ya que siempre supone un coste añadido por los intereses. 

• Líneas de crédito: solo se paga intereses por el dinero del que se dispone, a devolver en un año y con un alto tipo de interés. 

• Esponsorización o patrocinio: es la recepción de fondos o servicios o productos a bajo coste, a cambio de que la imagen de la empresa se asocie a la de la ONG, es el llamado marketing con causa.

    Readaptación. En caso de que no consigamos los fondos inicialmente previstos debemos reajustar las previsiones de recursos, y en último caso la propia definición de las actividades para conseguir los objetivos marcados. Por si este supuesto se da, es recomendable formular el programa de manera que se pueda dividir en bloques que puedan suprimirse sin que hagan peligrar la consecución del objetivo general del mismo. Si las distintas fuentes de financiación no se pueden conseguir de manera uniforme es necesario disponer de un colchón para poder adelantar pagos y no tener que paralizar el proyecto. En caso de no conseguir la financiación suficiente es mejor renunciar al proyecto que hacer un mal proyecto; reformulándolo en una nueva ocasión, o abandonándolo si económicamente no es viable.