la elaboración del proyecto I

LA ELABORACION DEL PROYECTO.

El diseño que es una especie de borrador del proyecto, ha ido tomando cuerpo con los estudios de lo posible a lo factible; ya se tienen los datos suficientes para elaborar detalladamente el proyecto en todas sus partes y detalles. Y eso es necesario tenerlo claro antes, incluso, de pensar a dónde y quiénes vaya a presentase. Es necesario tener en cuenta qué llegado ese momento materializado en la presentación, el factor subjetivo ya no estará al alcance del grupo, sino en la psicología y voluntad de los financiadores que, desde el exterior, verán con ojos atentos lo que se les solicita y si cumplen las condiciones que ellos han fijado tanto a nivel administrativo como para que coincida con sus propias prioridades como entidades y así realizar aportaciones al proyecto. Lo mejor, lo correcto, es que se elabore el proyecto en función de todos los datos recogidos y sin sentirse condicionados por los posibles interlocutores externos -aun sabiéndolos-; para ello podemos diferenciar la elaboración de la formulación; la elaboración afecta al mismo proyecto en cuanto tal; se trata de definirlo bien identificado como cuerpo ordenado de recursos totales para la satisfacción de las necesidades, y la formulación depende concretamente del modelo o formato con que cada convocatoria obligue a plasmar el proyecto. En la formulación lo que ha de predominar es, -teniendo en cuenta a quién y cómo ha de presentarse- la formula o las distintas formas de expresión que debe adoptar, de tal manera que el contenido y objetivos del proyecto mueva la voluntad de colaboración y los recursos financieros de los financiadores.

Estudio de los recursos. De una adecuada gestión de esta área depende la supervivencia del proyecto y la eficaz ejecución del mismo, lo que supone realizar una adecuada previsión de necesidades, así como cuidar la selección de los recursos que empleemos, para obtener el mejor resultado con la menor inversión.

LA ELABORACIÓN DEL PROYECTO

El proceso de análisis de los recursos materiales sería:

• Cuantificación.

• Búsqueda/captación.

• Readaptación del proyecto.

- Cuantificación.

En los proyectos sociales la calidad y asignación de recursos han de estar justamente equilibrados en función de los beneficiarios y la orientación de la actividad, de manera que ni reservemos recursos para conseguir un mejor balance económico ni gastemos innecesariamente unos recursos limitados para conseguir unos estándares de calidad que ni han sido demandados ni son adecuados a la actividad. En la recopilación de la información es importante contar con la colaboración del mayor número de personas, en principio con todos los miembros de la organización relacionados directa o indirectamente con el proyecto, con miembros de otras ONGs, que pueden orientarte en el gasto que ha supuesto una actividad parecida, empresas con las que trabajamos, sindicatos para el tema de los contratos laborales, etc.

A) Estructura de recursos del proyecto: La primera tarea a realizar es definir esa estructura de recursos, con la premisa de que los recursos siempre van en función de las actividades. Por tanto, hay que: - Analizar las distintas actividades del proyecto No hay que dar cosas por sentadas, los datos son hechos, y las intuiciones rara vez son un acierto. - Hacer un listado adecuado de los recursos que nos vayan a ser necesarios, perfectamente separados unos de otros y con las cantidades precisas. - Señalar las características del recurso. - Establecer el grado de prelación: Para establecer en qué medida un recurso es más importante y por tanto debe estar contemplado delante de otro, hay que tener en cuenta los que son imprescindibles para la ejecución de las actividades y cuales son secundarios, teniendo claro en caso de obtener una financiación insuficiente donde se puede o no recortar. La relación de todos los recursos que empleemos debe aparecer en el análisis de costes, independientemente de que los sufraguemos nosotros o no, para tener una visión clara de la estructura del proyecto.

B) Tipos de recursos: Económicos o financieros: Dinero. Se puede diferenciar dependiendo de la fuente de donde procedan: Fondos de particulares, Fondos de las Administraciones públicas, Fondos de empresas, fondos propios.

Materiales: Instrumentos técnicos y equipamientos de la entidad, tales como mobiliario, locales, equipos informáticos, maquinaria, existencia, etc. Inmateriales: Derechos de autor de publicaciones, patentes industriales, programas informáticos, etc. Metodológicos: son aquellos conocimientos o técnicas, que nos ayudan a saber cómo organizar la asociación, dentro de estos estarían las técnicas de planificación, gestión, organización y evaluación que sirven para optimizar el resto de los recursos, (Know how). Humanos: incluye a todas las personas que tengan que dedicar parte de su tiempo al desarrollo de actividades relacionadas con el proyecto, tanto personal contratado por la organización como personal voluntario. Es necesario realizar una búsqueda y selección de los recursos humanos más adecuados a las características del proyecto, teniendo en cuenta la cualificación, la dedicación y el compromiso con la organización y definir que coste va a suponer su incorporación y que van a aportar al proyecto. Hay que agrupar los recursos en dos categorías: a) Gastos fijos, sobre los que no tenemos control. Normalmente se dividen en 12 meses y se asigna una cantidad fija por mes. b) Gastos variables, sobre los qué si podemos incidir, y que pueden estar presentes o no en cada mes.

C) Calendario financiero: Para conocer las necesidades de recursos a lo largo del periodo de ejecución del proyecto es necesario realizar un cuadro de recursos financieros, en el que se refleje las previsiones a hacer frente y los flujos de caja necesarios, teniendo en cuenta que no todos los periodos precisan de los mismos fondos, a causa de vacaciones, festivos, periodos de menos actividad.

Los periodos del calendario financiero son de libre elección desde quincenas hasta cuatrimestres.

D) Programa de adquisición de recursos: El Programa de adquisición de recursos se estructura en por el recurso concreto repartido en las fases que atienda a las actividades del proyecto.

E) Presupuesto: El presupuesto es una forma de definir lo que se espera que acontezca en el proyecto durante el periodo de ejecución. Los presupuestos no tratan solo de dinero, sino también de organizar los recursos y el tiempo. Un presupuesto es un mapa, un mapa del futuro, dice lo que va a ocurrir con el proyecto en el próximo periodo, aunque no con total seguridad, es solo una apuesta razonable. El presupuesto define de forma realista lo que va a ocurrir en términos cuantitativos con las finanzas del proyecto. Preparar un presupuesto que no sea realista no tiene sentido, pasarse es tan malo como quedarse corto. El presupuesto está hecho para cumplirse y es preciso que todos se comprometan a seguirlo. Los recursos van siempre en función de las actividades, el presupuesto es un reflejo económico de las actividades. El presupuesto asigna una cantidad de dinero al responsable de la actividad, que necesariamente ha de adecuarse a esa suma para dirigir con eficacia y acierto a un equipo humano. No incluir recursos que se sepa que no van a ser necesarios, para compensar posibles recortes.

Fdo. Antonio J. Arias

Community Manager

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