La finalización del proyecto
La finalización es un momento importante en la gestión de los proyectos toda vez que permite sistematizar información relevante sobre el desempeño global de una acción ya terminada y apuntar algunos elementos de juicio valorativo. No es una etapa clásica del ciclo de gestión pero resulta oportuna su inclusión en el presente sistema, en la medida que cierra la secuencia del seguimiento y entrega algunos datos procesados que han de resultar de gran utilidad para preparar, en su caso, los trabajos de evaluación. La finalización tiene una naturaleza eminentemente descriptiva a la que se incorporan determinados rasgos explicativos e, incluso, ciertas proyecciones predictivas que aún poseerán un carácter tentativo y provisional. Es, en consecuencia, un momento de transición metodológica entre el seguimiento y la evaluación.
FINALIZACIÓN
Su soporte documental es el Informe Final, que es el último instrumento aquí analizado en la gestión de los proyectos; el proceso quedará completado, eventualmente, con los Informes de Evaluación. La finalización cobra aún mayor importancia en el caso de aquellos proyectos que, por los motivos que se estimen oportunos, no serán susceptibles de evaluación cuando menos en los primeros tiempos de aplicación del sistema. El Informe Final debe dar cuenta de la conclusión del proyecto. En ese sentido, incorporará una descripción detallada del nivel de ejecución de actividades e incluirá una estimación global del logro de resultados y objetivos, si bien este último análisis supondrá una primera aproximación ya que su estudio a fondo tendrá lugar en la fase de evaluación. De forma complementaria, se presentarán valoraciones globales en cuanto a la experiencia acumulada durante la ejecución del proyecto así como en relación a aquellas recomendaciones y sugerencias que puedan resultar de utilidad para el conjunto del proceso de gestión. Siempre que corresponda se incluirán, en anexos, otros informes sectoriales, documentos acreditativos o información complementaria que no se ajuste estrictamente a los formatos diseñados. La redacción del Informe Final debe ser realizada con la máxima precisión en los capítulos de carácter más descriptivo. Se sugiere, sin embargo, un amplio grado de flexibilidad expositiva en la cumplimentación de aquellos apartados que incluyen valoraciones o bien sugieren conclusiones y recomendaciones. Cabe resaltar esto último ya que quizá la mayor utilidad de este procedimiento es precisamente facilitar al gestor responsable de la ejecución la reflexión y entrega de opiniones fundamentadas sobre todos aquellos aspectos pertinentes vinculados a la vida del proyecto. Ello debe permitir, por su parte, a las distintas instancias a cargo de la toma de decisiones contar con criterios explícitos y homogéneos para realizar su labor así como fortalecer su visión global del conjunto de las intervenciones sociales.
Recomendaciones para cumplimentar el informe final de proyectos. Se incluyen a continuación las instrucciones necesarias para cumplimentar el informe Final de proyectos Al igual que en el seguimiento, el formato de este informe está estrechamente relacionado con el Documento de formulación de modo que mantiene una continuidad entre lo planificado (formulación) lo que se está realizando (ejecución), el conocimiento que se tiene de ello (seguimiento) y lo que se consigue definitivamente (Informe Final). El informe final debe cumplir los objetivos siguientes: 1. Facilitar información sobre la realización del proyecto y las desviaciones sufridas. 2. Valorar los resultados alcanzados. 3. Informar sobre el proceso de entrega y viabilidad/sostenibilidad del proyecto.
Recoger enseñanzas de esta experiencia de intervención. Cualquier información significativa deberá ser incluida. Por el contrario, deberá prescindirse de todos aquellos apartados cuya información sea "improcedente" o "no disponible", haciéndolo así constar en el informe. Los espacios disponibles en los modelos de informes son meramente indicativos, por lo que cualquier dato o información que requiera mayor espacio del previsto puede ser incluido a criterio del redactor.
Portada.
A) Referencia del proyecto: Referencia del expediente administrativo que aparece en la resolución de concesión de la ayuda.
B) Título del proyecto: Título del proyecto que se especificó en el Documento de formulación.
C) Area geográfica: Transcrito del documento de Formulación.
D)Periodo de ejecución del proyecto: Día, mes y año de inicio y finalización de la ejecución del proyecto.
E) Fecha de elaboración del Informe: Día, mes y año en el que se redacta este Informe Final.
Datos de presentación del proyecto
A) Sector de intervención: Transcribir del Documento de Formulación.
B) Contraparte: Transcribir del Documento de Formulación.
C) Otras entidades públicas o privadas, españolas o extranjeras, participantes en el proyecto y a qué título. Transcribir del Documento de formulación, añadiendo las modificaciones relevantes.
D)Proyecto presentado por: Transcribir del Documento de Formulación.
E) Proyecto presentado a: Transcribir del Documento de Formulación.
F) Instrumento de aprobación: Se indicará día, mes y año y el procedimiento de aprobación.
Duración.
A) Fecha de inicio: Día mes y año en que el proyecto comenzó a ejecutarse. B) Fecha de finalización: Día mes y año de conclusión de la ejecución del proyecto.
C) Periodo total de ejecución del proyecto (en meses): Tiempo transcurrido entre las dos fechas anteriores.
A) Coste total: Incluye las aportaciones efectivamente realizadas por el financiador principal más todas las demás aportaciones de otras entidades.
B) Aportación del Financiador principal: Aportación total al proyecto.
C) Otras aportaciones: Nombre de las entidades y cuantía de sus aportaciones realizadas.
Descripción del proyecto y del mecanismo de ejecución.
A) Descripción resumida del proyecto previsto: Se debe transcribir el apartado correspondiente del documento de Formulación.
B) Descripción resumida del proyecto y de sus mecanismos de ejecución, con explicación de las modificaciones realizadas sobre el proyecto original: Redáctense, de forma breve, los principales aspectos de la lógica de la intervención, así como una sintética descripción de los grupos beneficiarios, de acuerdo con la trayectoria real del proyecto durante su ejecución. También se solicita una descripción del mecanismo finalmente seguido de ejecución del proyecto. En el caso de que se hayan realizarlo modificaciones que afecten a resultados del proyecto y/o sus actividades, sin haberse procedido a una reformulación completa, descríbase en qué consisten los cambios realizados y asumidos por la dirección del proyecto, así como su explicación. Se procederá de la misma forma en relación con los mecanismos de ejecución previstos y reales.
Objetivos propuestos y grado de cumplimiento. En primer lugar, para el objetivo general y el objetivo específico se recogerán las descripciones que de ellos se han dado en la columna de la lógica de intervención de la matriz de planificación del Documento de Formulación. Posteriormente, se incluirán en la columna de la izquierda de este apartado los indicadores previstos para los objetivos tal como aparecen en la matriz de planificación. Del mismo modo se procederá a señalar, en la columna de la derecha, el nivel de logro o cumplimiento realmente alcanzado durante la ejecución del proyecto. No se trata de indicar porcentajes globales de lo logrado, sino de expresar, de la misma manera que se hizo en el indicador (beneficiarios, cantidad, calidad, lugar y tiempo), lo conseguido. No deben incluirse en este apartado explicaciones sobre las causas de lo ocurrido, ya que éstas deberán incorporarse en el punto "Valoración de la ejecución del proyecto, desviaciones y recomendaciones".
Resultados previstos y grado de cumplimiento. Se procederá para cada resultado al igual que se ha hecho en el caso de los objetivos. Si se hubieran obtenido resultados no previstos, algo que en rigor metodológico es necesario evitar, este apartarlo sería el lugar adecuarlo para su inclusión.
Actividades previstas y grado de ejecución.
A) Actividades previstas: Reprodúzcase la descripción de las actividades enumeradas en el Documento de Formulación del proyecto, detallando en lo posible recursos y costes, añadiendo también las inicialmente no previstas y que se han venido reflejando en los sucesivos Informes de Seguimiento.
B) Grado de ejecución: Indicar si fueron realizadas completamente, parcialmente o no fueron realizadas, con la deseable mención a recursos y costes.
Ejecución presupuestaria.
A) Cronograma Final de actividades: Deben plasmarse en este cronograma final todas las actividades de la vida del proyecto con su reflejo temporal exacto.
B) Gastos realizados por el Financiador principal y por otros Financiadores: Relacionar los gastos realmente producidos con cargo al proyecto, durante cada año de vida del mismo, tanto los financiados por el subvencionador principal, de forma más detallada, como por otras entidades que hayan participado en su financiación.
C) Nivel de ejecución financiera de la aportación del financiador principal: De acuerdo con lo indicado en las columnas de la tabla, desagregar los diversos componentes de los gastos totales del subvnecionador principal, de tal manera que se pueda conocer la desviación entre lo previsto y aprobado y lo realmente ejecutado.
Valoración de la ejecución del proyecto, desviaciones y recomendaciones. A) Valoración técnica: Valórese en forma clara y concisa el grado de cumplimiento y/o las desviaciones habidas en la consecución de los objetivos, la obtención de resultados, las hipótesis previstas, la ejecución de actividades y los gastos incurridos, en congruencia con los datos y descripciones aportados en los puntos anteriores. Obviamente, se deben valorar tanto las variaciones "positivas" (por ejemplo, resultados alcanzados no esperados, ahorro presupuestario), como las "negativas" (incremento de gastos, cancelación de actividades o resultados, reducción de los beneficios previstos). También se solicita una valoración sobre la actitud y capacidad de la ONG y sobre la idoneidad de los mecanismos de ejecución o financiación y de control del gasto.
B) Valoración global: Se solicita aquí una opinión del gestor sobre algunos o todos, dependiendo del tipo de intervención, de los siguientes puntos: • Nivel de participación de los beneficiarios durante la vida del proyecto. • Elementos que hayan influido en la vida del proyecto y cuyo comentario no haya quedado ya recogido.
• Puntos débiles y fuertes en el desarrollo y gestión del proyecto, con mención de deficiencias, desviaciones y recomendaciones para el futuro.
• Si pudiéramos comenzar de nuevo, ¿qué modificaríamos del proyecto inicial y/o de su ejecución?
• Razones que pueden aconsejar una evaluación ex post del proyecto.
C) Comentarios sobre visibilidad de la acción y las sinergias con los servicios sociales: Se pide una opinión sobre estos puntos una vez finalizado el proyecto.
Entrega final del proyecto.
A) Finalización y transferencia del proyecto: Describir la entrega o transferencia formal de bienes muebles o inmuebles del proyecto (entidad que lo recibe, acto de entrega, etc.). Debe figurar como Anexo el documento formal de entrega.
B) Receptividad de los beneficiarios: Describir la actitud de los beneficiarios como comunidad y de sus líderes o representantes.
C) Perspectivas de viabilidad/sostenibilidad: Incluir en este apartarlo todos los factores de que puedan afectar a la sostenibilidad del proyecto, tales como: la formación realizada del personal responsable, garantías y respaldos institucionales, situación de los fondos rotatorios y previsiones de su evolución, si procede seguimiento y apoyo previsto desde el Financiador.
Nombre y cargo de la persona que ha cumplimentado el informe. Nombres del autor y su cargo concreto, incluyendo firma.
Relación de anexos. Se relacionarán los títulos de todos los Anexos aportados al Informe Final, que serán aquellos de especial relevancia para apoyar o justificar lo incluido en sus apartarlos.
Fdo. Antonio J. Arias
Community Manager
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