La formulación del proyecto
FORMULACIÓN DEL PROYECTO.
El resultado material que debe proporcionarnos la formulación es el documento inicial del proyecto. Una definición operativa de la fase de formulación es la siguiente: "Preparación en detalle de los componentes de la acción según la matriz de planificación del EML y realización de análisis de participación, de problemas, de objetivos, de riesgos y de alternativas". En esta definición se establece la completa interdependencia entre las fases de identificación y formulación. Así, los análisis de participación, problemas, objetivos y alternativas ofrecen la delimitación del área de la intervención que debe ser sistematizada a través, básicamente, de la matriz de planificación. Un documento de proyecto debe reunir varias características:
• Una guía para la acción. La intervención debe describirse de la manera más precisa posible. Es necesario que las diferentes etapas de la ejecución estén claramente determinadas, con asignación concreta de recursos humanos, materiales y financieros.
• Un elemento de comunicación. El documento del proyecto debe ser la expresión de un compromiso entre todos los grupos e instituciones implicados en la puesta en marcha de la acción.
• Una base para la toma de decisiones. Un buen documento de proyecto debe incluir toda la información necesaria para permitir la adopción con pleno conocimiento de causa de una decisión respecto a la conveniencia, o no, de iniciar su ejecución.
La fase de formulación, entendida en este sentido más amplio, es denominada por la Comisión Europea 'instrucción" y queda definida de esta forma: "Determinación de todos los aspectos detallados de un proyecto en base a un estudio de factibilidad; examen interno de los servicios del proveedor de fondos sobre la pertinencia del proyecto y su coherencia con las políticas sectoriales" (Comisión de las Comunidades Europeas, 1993:64). Una concepción relativamente similar es la que se propone en esta Guía, pues la fase de formulación tal como aquí se presenta incluye las etapas de elaboración formal del documento técnico del proyecto, su valoración previa y su eventual aprobación. En la formulación es imprescindible seguir las normas expresas que facilitan los financiadores. La formulación habrá de responder a los formularios, aunque eso vaya en perjuicio de un conocimiento más espontaneo o directo del conocimiento de las realidades de los beneficiarios. Si en la elaboración, el presupuesto terminaba siendo la parte fundamental del proyecto, aquí en la formulación, el razonamiento de los conceptos y partidas contables con sus desgloses y justificaciones, se hace elemento decisivo para la buena imagen del proyecto y de quienes lo presentarán. Cada organismo u organización suele disponer de un formulario propio para la presentación del proyecto. Hay que adaptar lo diseñado a los formularios correspondientes de aquellas instancias de las que esperamos obtener financiación. Dicha adaptación no sólo facilitará el análisis por parte del organismo financiador, sino que permite a los responsables del proyecto disponer de un marco de referencia adecuado para poder ofrecer a los financiadores la información que deberán facilitarles a lo largo de la ejecución. Cada vez hay una mayor coincidencia en normalizar los formularios de los distintos organismos. Se utilizan con mayor frecuencia los que consideran al proyecto como un ciclo; en tal sentido el más usado es el "Enfoque del Marco Lógico". A efectos de este manual se considera un único modelo común de elaboración del proyecto que en nuestro caso coincide con la Formulación, realizándose un estudio de los elementos mínimos que deben reflejarse en la formulación de un proyecto.
Los contenidos de la formulación. Ya se ha indicado con anterioridad que el documento del proyecto debe ser básicamente una guía para la acción propuesta, con asignación precisa de recursos y descripción de actividades. Se trata de establecer que el documento del proyecto responde de forma adecuada a una serie de cuestiones esenciales:
• ¿Por qué se hace?
• ¿Qué se espera obtener?
• ¿Qué es lo que se realizará?
• ¿Para quién/con quién se hace?
• ¿Mediante qué procedimientos se ejecutará lo que se hará?
• ¿Cuándo se hará cada cosa?
• ¿Dónde se hará?
• ¿Qué recursos se utilizarán?
• ¿Cuánto Costará?
• ¿Cómo se tornaran las decisiones?
• ¿Qué entidades participan y cómo?
• ¿Quién hará que?
• ¿Qué será necesario y no puede ser controlado por el proyecto?
• ¿Qué riesgos existen?
• ¿Qué pasará cuando el proyecto acabe?
Aparte de estas cuestiones esenciales que atañen especialmente a la coherencia y calidad de un documento de proyecto, hay que tener en cuenta que en la fase de formulación es necesario efectuar toda una serie de reflexiones proyectivas sobre la viabilidad o sostenibilidad esperada de esa intervención. Puede recordarse que la viabilidad ya ha sido definida "Como el grado en que los efectos positivos derivados de la intervención continúan una vez se ha retirado la ayuda externa" (MAL SECIPI, 1998:53). Es decir, es preciso que en el documento de proyecto se avancen unas previsiones razonables acerca de la posibilidad de permanencia en el tiempo de los beneficios generados por la intervención. Igualmente, es necesario incluir en el documento de proyecto los mecanismos y los criterios de seguimiento y evaluación.
Por lo que hace referencia a la formulación, el EML propone la presentación de los resultados de los análisis efectuados en un formato de matriz, en el que se describen de forma lógica los aspectos más relevantes del proyecto.
Entidad solicitante. Se indicarán las siglas y el nombre completo de la/s ONG's que presentan el proyecto.
Nombre del proyecto. Debe de coincidir lo máximo posible con el objetivo específico del proyecto. Será sintético y preciso. No deberá superar los ochenta y cinco (85) caracteres, contando los espacios entre palabras. Deberá permanecer invariado durante toda la vida del proyecto.
Fdo. Antonio J. Arias
Community Manager
antonio@comovendermasymejor.es