Los problemas en la ejecución de un proyecto
LOS PROBLEMAS EN LA EJECUCIÓN.
En el diagnóstico es fundamental definir correctamente los problemas que hemos identificado. De ellos, uno es el que podemos considerar central, el que justifica la realización del proyecto. Dos aspectos deben aclararse de dicho problema: explicar su importancia y la urgencia de solucionarlo, y justificar por qué el proyecto que presentamos es la mejor respuesta a ese problema. Para ello hay que explicitar la naturaleza del problema, sus causas, su repercusión y las consecuencias que se derivarían de no intervenir como nos proponemos hacerlo. También hay que reseñar la importancia que se concede a la resolución de ese problema teniendo en cuenta las razones políticas, cuando el proyecto se puede encuadrar dentro de las orientaciones de un plan o programa político; y las razones técnicas; la magnitud de las necesidades y problemas y nuestra capacidad para enfrentarlo. Por último, hay que señalar el valor de futuro de nuestro proyecto, la oportunidad de mejora del medio una vez haya sido ejecutado.
Los medios Para diseñar un proyecto hay que valorar:
• Los medios propios disponibles.
• La ayuda externa con la que contamos.
• Los medios que nos resulten posibles conseguir para complementar los necesarios.
La capacidad de organización y movilización de medios y ayudas. Hay que tener en cuenta la inserción y el reconocimiento institucional de la organización responsable del proyecto, así como la cualificación técnica, administrativa y metodológica de los responsables y del resto de participantes en el proyecto.
Los principales obstáculos. Es importante analizar los obstáculos principales con los que se puede encontrar nuestro proyecto. Ha de verse, en primer lugar, si son superables o no, y en caso afirmativo articular los medios adecuados para su superación.
El cálculo de posibilidades y probabilidades. Es el estudio pormenorizado de todas las alternativas posibles, incluidas las exteriores y de pesar y medir las más probables y, dentro de ellas las mejores, es decir aquellas que ofrecen más garantías de poder llevarse a cabo con menores costos totales y mayores beneficios.
El estudio de viabilidad y sus dimensiones. Para las empresas éste es el punto central, de la viabilidad económica dependerá la decisión para invertir o abandonar. Lo que será decisivo en los análisis empresariales: el cálculo de rentabilidad y de mercado, en nuestro caso se complica más. Esas dimensiones son imprescindibles en los proyectos identificados por las ONGs, ya que aquí nos movernos en un campo diferente al meramente empresarial, mucho más complejo, que contempla la viabilidad de un plan de intervención integrado con múltiples dimensiones, de ahí la necesidad del estudio detallado de esas viabilidades y la exigencia de su rigor. Reiterar que estas dimensiones o viabilidades están íntimamente relacionadas y en caso de no integrarse de forma equilibrada, la viabilidad final peligra. Es errónea la creencia de que los estudios de viabilidad realizados por encargo a las empresas consultoras, son más rigurosos que los hechos por los identificadores de proyectos en las ONGs. Si es verdad que son más caros o más costosos, pero no mejores, ni más científicos, ni más exactos.
El fin del estudio de viabilidad es analizar a partir de la idea general de la acción si todo es coherente, una vez concretados sus objetivos, los medios y actividades para alcanzarlos. Además, implica la posibilidad de llevar a cabo el proyecto reduciendo al máximo todos los obstáculos; considerar si los resultados esperados se ajustan a los esfuerzos e inversiones estimadas; y la continuidad que los destinatarios están dispuestos a asumir por ellos mismos para la obtención de objetivos. Existen al menos, seis dimensiones específicas de estos proyectos:
1.- Viabilidad política: conocer en qué medida el contexto político es favorable, indiferente o contrario al proyecto.
2.- Viabilidad técnica: conocer tanto cualitativa como cuantitativamente la idoneidad de los recursos. Mientras se realiza éste análisis también es posible conocer las lagunas de información existentes.
3.- Viabilidad social y cultural: conocer las normas sociales, institucionales y culturales de la población destinataria debiendo ser consideradas y medidas cuidadosamente. Hay que tener en cuenta las diferencias de genero y el impacto que el proyecto pueda tener.
4.- Viabilidad económica y financiera: conocer las limitaciones en cuanto a la utilización de recursos, así como la valoración, administración y obtención de recursos monetarios y de otra índole.
5.- Viabilidad ecológica: conocer el posible impacto ecológico o medioambiental que el proyecto pueda ocasionar sobre el espacio geográfico.
6.- Viabilidad organizacional: valorar si la ONG dispone de capacidad real de abordar la dimensión y aspectos del proyecto.
FACTORES EXTERNOS.
Existen una serie de factores o pre-requisitos para el logro de los efectos Objetivos, e impacto (Finalidad última) del proyecto sobre los que la dirección del mismo no tiene control. Estos factores externos condicionan el desarrollo del proyecto por lo que es necesario tenerlos en cuenta en el diseño del mismo. Obtener los productos previstos en el diseño, puede no ser suficiente para alcanzar los objetivos propuestos. Hace falta, además, que se dé el factor externo o pre-requisito que hemos identificado. Si así ocurre, se podrá pasar del nivel de efectos al nivel de impacto.
Los factores externos que identifiquemos deben ser:
• Realistas y bien fundamentados. Si no, afectaría a la viabilidad del proyecto. Ha de explicarse, también, por qué esos factores pueden darse.
• Precisos. Han de expresarse en términos concretos. Hay que indicar sobre la base de qué fuentes se determina el factor.
• Completos. Se deben recoger todos los factores que condicionan el proyecto a todos los niveles (Impacto, efectos, producto).
• Resulta útil realizar un cuadro sintético de los distintos niveles de resultados esperados, los indicadores de cada uno de ellos y los factores externos que condicionan el paso de un nivel a otro.
EVALUACION PREVIA.
Es la evaluación del proyecto que se lleva a cabo en la fase de diseño, también llamada evaluación ex-ante. Se efectúa antes de que el proyecto sea ejecutado para comprobar si su diseño es correcto, es coherente internamente, se adapta al contexto, etc. Con esta evaluación se pretende detectar, para poder corregir, los errores y deficiencias que pueden existir en todos los pasos que se han dado antes de la ejecución del proyecto. De no llevarse a cabo, se pueden producir posteriormente en el desarrollo del proyecto, desviación de lo programado o nuevos problemas no previstos que dificulten alcanzar los objetivos marcados. En la evaluación previa se ha de revisar todo lo realizado hasta este momento con referencia a los siguientes aspectos:
a) La evaluación de lo programado. Hay que comprobar si el proyecto presenta alguna dificultad para ser evaluado en sus aspectos significativos. Si los datos para la evaluación son accesibles, fiables y suficientes. Si se cuenta con los recursos necesarios, etc.
b) La idoneidad y pertinencia de lo planificado. Hay que revisar si el análisis de la realidad realizado es el adecuado y si sus resultados son correctos y útiles para nuestro proyecto. Hay que comprobar si los objetivos elegidos son los adecuados y están bien definidos. Además de si son evaluables y realizables. En última instancia debemos asegurarnos que con las actividades y tareas propuestas se pueden alcanzar los objetivos del proyecto.
c) Coherencia interna. Se debe revisar todo el diseño para comprobar que todos los elementos que lo integran son coherentes entre si y se adaptan a los propósitos del proyecto.
Una vez diseñado el proyecto y tras someterlo a una primera evaluación, transcurrirá un periodo variable de tiempo hasta que se pueda poner en marcha el proyecto. Durante ese tiempo se pueden alterar las condiciones reflejadas en el diseño, o puede constatarse que los recursos finalmente disponibles, no son los esperados. Todo ello nos obliga a estar preparados para decidir si es posible continuar con el proyecto en las nuevas circunstancias y, en caso afirmativo, re-eleborar su diseño.
De lo posible, lo probable y tras lo viable, lo factible. Así se marca la secuencia lógica, consciente o no tanto, que siguen los proyectos. La factibilidad o visto bueno para poner en práctica lo proyectado será el resultado acumulado de todo ese proceso de análisis, hecho concienzudamente y en grupo. El estudio de esos matices es la escalada para el lanzamiento del proyecto identificado. Ya se está listo para el siguiente paso: la Formulación. Los puntos anteriores permiten que el proyecto tenga las dos condiciones básicas para estar bien caracterizado: especificidad y diferenciación. De la claridad de diseño del proyecto dependerá una correcta programación del mismo; aunque ese plan irá modificándose y readaptándose a medida que se vayan precisando sus extremos. Ese plan y diseño orientarán la política a seguir por el grupo y por sus agentes; y el tipo de relaciones que es necesario mantener para su lanzamiento como proyecto.
Fdo. Antonio J. Arias
Community Manager
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