Seguimiento del proyecto.
SEGUIMIENTO
Las definiciones de seguimiento van desde: "El seguimiento es la supervisión continua o periódica de la ejecución de un proyecto", hasta aquella fase del ciclo "que se lleva a cabo de manera continua durante la ejecución para controlar que la utilización de los recursos y la formulación de actividades estén de acuerdo con el cronograma previsto". Normalmente se suele optar por un Informe de Seguimiento centrado obviamente en el análisis de las actividades y su ejecución, y en información económica sobre la evolución del gasto, pero sin descuidar la lógica interna del proyecto, con peticiones de información sobre la marcha del proyecto en relación con objetivos, resultados e hipótesis. Se trata con ello, sin entrar en el campo típico de la evaluación, de conseguir implicar al gestor en consideraciones más genéricas de transformación de la realidad que pueden empezar a apreciarse durante la ejecución, especialmente en los últimos Informes de Seguimiento. Así pues, el seguimiento debe proveer información suficiente para:
• Conocer el estado de ejecución del proyecto, contando siempre con una información actualizada sobre el mismo.
• Tomar decisiones con relación a la necesidad de corregir o reformular el proyecto. según se produzcan desviaciones secundarias o más significativas.
• Aprender de los aspectos que se muestren clave (en un sentido positivo o negativo) durante la ejecución, para su eventual incorporación en otras intervenciones futuras. Los procedimientos generales del seguimiento atenderán al estudio comparativo de lo previsto y lo realizado. Así, en el caso de las actividades se analizará su estado de ejecución en comparación con lo diseñado. Los resultados y objetivos se analizarán en relación con los indicadores: en cuanto a las hipótesis, habrá de observarse su efectivo cumplimiento. Los Documentos de seguimiento deben posibilitar un sistema de retroalirnentación que haga útiles y aplicables las enseñanzas obtenidas a partir de la ejecución del proyecto, procediéndose a su revisión e incluso reformulación cuando así se estimara oportuno. ¿Cuándo es aconsejable proceder a una reformulación total del proyecto? La respuesta es compleja, y lleva a insistir en el necesario rigor de la fase de formulación que hace menos frecuente este riesgo. En todo caso, cuando durante la ejecución de la intervención acontezcan incidencias que alteren o dificulten gravemente el desarrollo de la misma. Se consideran modificaciones sustanciales solamente aquellas que afecten a objetivos, resultados, población beneficiaria, ubicación territorial y será necesario la solicitud previa y motivada al financiador del programa. El resto de las incidencias y modificaciones que se produzcan durante la ejecución de las intervenciones se comunicaran en los informes de seguimiento correspondientes. El seguimiento nos permite conocer:
• Si las aportaciones materiales y financieras comprometidas han sido suministradas y son suficientes.
• Si los participantes poseen las competencias técnicas y personales para ejecutar las tareas.
• Si las actividades desarrolladas por los expertos y aportes, están de acuerdo con el plan de trabajo.
• Si el plan de trabajo está siendo realizado y produce los objetivos a alcanzar de acuerdo a lo planificado; tomando las medidas necesarias para remediar las insuficiencias encontradas. Resulta aconsejable articular el sistema de seguimiento en función de:
Los aspectos sobre los que debe incidir el seguimiento se pueden agrupar en cuatro categorías de información a obtener:
1.- Información sobre el desarrollo de las acciones, de acuerdo con las previsiones efectuadas. Por ejemplo, la definición y precisión de los objetivos específicos y su relación con el objetivo global; el cumplimiento de planes y calendarios; disponibilidad de los recursos humanos y materiales.
2.- Información sobre los productos obtenidos por el proyecto. Por ejemplo, Bienes y servicios producidos por la ejecución del proyecto.
3.- Información del impacto sobre los beneficiarios. Por ejemplo, el nivel de implicación y satisfacción de los beneficiarios, a través de elaboración de fichas de participación, encuestas, observación directa y participativa, y de entrevistas no estructuradas.
4.- Información sobre el entorno. Por ejemplo, las características del entorno y la vinculación con la marcha del proyecto. El proceso de seguimiento debe:
• No comportar excesivo tiempo ni dinero.
• Ajustarse a lo que queremos conocer, con unidades de seguimiento.
• Ser asumidos por todos los participantes.
• Contener datos cuantitativos y cualitativos. Es necesario realizar un seguimiento financiero para saber si los gastos e ingresos se ajustan a lo presupuestado. Este seguimiento financiero deberá, como mínimo, asegurar:
- Un registro de operaciones, para conocer a que corresponde cada gasto e ingreso, ofreciendo una visión de conjunto que permita su revisión por otras instituciones.
- Que permita detectar las desviaciones producidas respecto al presupuesto aprobado, y si estas son justificables, así como permitir las modificaciones y ajustes en el presupuesto. Para presentar el seguimiento que se realiza sobre la ejecución del proyecto se debe realizar un informe. Estos tienen como función reflejar el estado de la situación, expresar las actividades llevadas a cabo, señalar los principales logros obtenidos, las incidencias y dificultades encontradas, así como los ajustes realizados, y la situación financiera en la que está el proyecto. Los informes son el vínculo de seguimiento entre los ejecutores del proyecto y las instituciones que lo patrocinan y financian. Se utiliza un formato normalizado y diseñado, que recoge cada uno de los aspectos que se consideran más relevantes.
Recomendaciones para cumplimentar el informe de seguimiento de proyectos. Se incluyen a continuación las instrucciones para cumplimentar el informe de seguimiento de los proyectos. EI formato de este Informe está estrechamente relacionado con el documento de Formulación, de modo que se mantiene una continuidad esencial entre lo planificado (formulación), lo que se está realizando (ejecución) y lo que se conoce de esta ejecución (seguimiento). Se ha diseñado un modelo único de informe de Seguimiento continuado, de manera tal que toda la información que se genere en cada periodo vaya incorporándose a un documento que cubra toda la vida del proyecto y se facilite así el análisis comparado del mismo. La periodicidad variará en función de la convocatoria y de la duración del proyecto, pero como mínimo habrá un informe en la mitad de la ejecución del proyecto y un informe final.
Portada. Código de proyecto: Referencia del expediente administrativo. Título del proyecto: Título del proyecto que se especificó en el Documento de Formulación. Area geográfica: Según lo indicado en el documento de Formulación. Fecha de elaboración de los Informes: Se indican las fechas (día/mes/año) en las que se cumplimenta cada Informe parcial. Períodos cubiertos: Fechas de inicio y finalización del período analizado en el correspondiente Informe de Seguimiento.
Datos de presentación del proyecto.
- Sector: Estos datos se transcriben del Documento de Formulación.
- Otras entidades públicas o privadas, españolas o extranjeras, participantes en el Proyecto y a que título:
Transcribir los datos del Documento de Formulación. Señalar si alguna otra entidad de relevancia se ha asociado al proyecto durante la fase de ejecución.
- Proyecto presentado por: Datos incluidos en el Documento de Formulación.
- Proyecto presentado a: Transcribir los datos del Documento de Formulación.
- Instrumento de aprobación: Transcribir los datos del Documento de Formulación.
Duración. Indicar las fechas de comienzo real y de finalización prevista, así como la duración total en meses.
Financiación total. Transcribir los datos financieros correspondientes del Documento de Formulación.
Descripción resumida del proyecto. Transcribirla del Documento de Formulación.
Descripción general de la marcha del proyecto en relación con los objetivos, resultados e hipótesis. En este apartado se trata de ofrecer una impresión general sobre la marcha del proyecto en el periodo, comparándolo con la descripción del apartado anterior y aportando cuantos aspectos resulten relevantes para que se pueda extraer una visión de conjunto a la luz de los objetivos, resultados e hipótesis previstas. Esta visión global resultará, corno es lógico, más parcial en los primeros informes, y más completa según avance el proyecto. Aunque un estudio riguroso del cumplimiento de objetivos y resultados sólo se obtendrá, a partir de las valoraciones del Informe Final, mediante los correspondientes Informes de Evaluación, si resultan necesarias estas consideraciones generales de los gestores en esta fase, en donde ya podrán apreciarse algunas modificaciones sustanciales o accidentales.
Actividades realizadas o en ejecución. Se irán anotando en la columna de la izquierda las actividades previstas para el periodo cubierto por cada Informe de Seguimiento, y en la derecha su situación (concluida. en proceso de ejecución, no realizada, reprogramada o desestimada), con la explicación pertinente.
Siempre que sea posible, habrá que detallar los recursos y costes que se vayan utilizando, al menos con una estimación porcentual. A tal efecto, es conveniente incluirlos en la descripción de cada actividad de la columna de la izquierda, para facilitar su comparación. Existe, junto con todas las casillas que sea preciso abrir según el número de actividades, una última para las actividades no previstas que se hayan ejecutado: junto a su descripción, en la columna izquierda, es necesaria su justificación, breve, en la derecha.
Programación y presupuesto.
A) Cronograrna de actividades. Se trata de transcribir e calendario de la ejecución de las actividades tal como aparece en el Documento de Formulación.
B) Actualización del cronograrna. Explicar con detalle las modificaciones que afecten al cronograma del proyecto, en relación con el previsto en el Documento de Formulación. Se trata de un apartado que complementa al anterior.
C) Desglose presupuestario del Financiador principal y de otros financiadores. En este apartado se anotará, para cada período considerado, la evolución real del gasto del financiador: las cantidades efectivamente gastadas por concepto. expresándolas en euros.
Los gastos correspondientes a otras instituciones no son necesario que se desglosen por conceptos; se indicará sólo el nombre de la institución, su aportación global al proyecto prevista y la real efectuada en el período considerado. En la primera columna deberán reproducirse las cifras que correspondan al gasto total previsto para el conjunto del proyecto. de acuerdo con lo indicado en el Documento de Formulación.
D) Actualización de las previsiones presupuestarias. Se reflejan las variaciones en las aportaciones totales previstas, en los términos que correspondan al financiador principal o a cualquier otra institución, y se señalará la fecha (mes y año) en que se haya producido la modificación en la previsión, así como una breve explicación al respecto cuando proceda.
Valoración de seguimiento y recomendaciones. A) Valoración sobre el grado de participación social e institucional de los colectivos afectados y sobre el mecanismo de ejecución del proyecto.
En este apartado se deberá incidir especialmente en la participación de las instituciones y colectivos beneficiarios del proyecto y en la eficacia del mecanismo puesto en marcha para la ejecución: capacidad de gestión mostrada por los beneficiarios de una subvención, por ONG adjudicataria del proyecto, eficacia mostrada por los expertos asignados…
B) Señalar los puntos fuertes y débiles en el desarrollo del proyecto. Añadir los aspectos más destacables, positivos y negativos, que permitan extraer conclusiones para el futuro o para corregir o incorporar determinadas actividades en el proyecto, así como cuantos aspectos puedan contribuir a mejorar su impacto y resultados.
C) Recomendaciones prácticas sobre el proyecto. Debe procurarse, complementado el apartado anterior, sintetizar recomendaciones prácticas extraídas de la experiencia en la ejecución del proyecto. Se trata de tres grupos de consideraciones que serán más difíciles de contestar en los comienzos del proyecto, pero que resultarán más abordables y coherentes conforme avance éste.
Nombre y cargo de la persona que ha cumplimentado el informe. Se detallará quién lo realiza en cada período, incluyéndose la firma.
Relación de anexos. Se detallarán por periodos.
Fdo. Antonio J. Arias
Community Manager
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